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Documents & administratif

Automatisez factures et documents.Oubliez la ressaisie.

Iselia Projects automatise le traitement des documents et de l’administratif : factures, devis, bons de commande et contrats sont lus, contrôlés et saisis dans vos logiciels, les relances partent au bon moment et tout est classé au bon endroit. Selon les métiers, 1,7 à 12,6 h récupérables par semaine, en estimation indicative.

Estimer mes heures récupérables

Diagnostic de 30 min offert · Sans engagement · Vous restez propriétaire

Exemple · Cabinets d’expertise comptable

12,6 h

récupérables par semaine · sur cette seule famille

Estimation indicative, hypothèses par défaut

Cette famille en chiffres

16

métiers concernés

fiches métier avec des tâches de cette famille

44

tâches types chiffrées

volume × minutes × part automatisable

12,6 h

récupérables par semaine, au plus

Exemple : Cabinets d’expertise comptable, 10 personnes, environ 350 dossiers

Estimations indicatives calculées avec les hypothèses par défaut de nos fiches métier. Ce ne sont pas des résultats clients.

Définition

L’automatisation documentaire, en clair.

Automatisation des documents et de l’administratif Système qui récupère vos documents là où ils arrivent (e-mail, scan, portail, photo), en extrait les informations utiles — fournisseur, montants, dates, références —, les contrôle, puis les saisit dans vos logiciels et déclenche la suite : validation, paiement, relance, archivage. L’IA lit les documents, même hétérogènes ; les contrôles et les validations restent les vôtres.

Aujourd’hui

  • Des pièces ressaisies ligne par ligne
  • Des relances oubliées, des encaissements qui traînent
  • Des documents éparpillés entre boîtes mail et dossiers
  • Des fins de mois passées à rapprocher

Automatisé

  • Des documents lus et saisis dès leur arrivée
  • Des relances envoyées au bon moment, avec le bon ton
  • Un classement automatique, retrouvable en un clic
  • Des anomalies signalées avant qu’elles ne coûtent

Tâches automatisables

Huit tâches administratives qui peuvent tourner seules.

Le papier a presque disparu, la ressaisie non. Ces tâches reviennent chaque semaine dans la plupart des entreprises.

  1. 01

    Lecture des factures fournisseurs

    Fournisseur, montants, TVA, échéance et références extraits automatiquement, quel que soit le format.

  2. 02

    Saisie dans vos logiciels

    Écritures pré-saisies dans votre comptabilité, votre ERP ou votre logiciel métier, pièce jointe comprise.

  3. 03

    Contrôles et rapprochements

    Facture comparée à la commande, au devis ou au relevé bancaire ; les écarts vous sont signalés.

  4. 04

    Relances d’impayés

    Relances graduées selon l’ancienneté et le client, suspendues automatiquement dès le paiement.

  5. 05

    Devis et propositions

    Premier jet de devis ou de proposition à partir de vos notes, de vos tarifs et de vos modèles, à valider.

  6. 06

    Collecte des pièces manquantes

    Justificatifs, attestations, documents d’identité : demandés, relancés et vérifiés sans suivi manuel.

  7. 07

    Classement et archivage

    Chaque document est renommé, rangé au bon endroit et retrouvable, durées de conservation respectées.

  8. 08

    Facturation récurrente

    Factures générées à partir de l’activité réelle (heures, interventions, livraisons) et envoyées aux bons destinataires.

Comment ça marche

Du document reçu à l’écriture validée, sans ressaisie.

L’automatisation se place entre l’arrivée du document et vos logiciels. Chaque étape est contrôlée ; rien n’est validé à l’aveugle.

  1. 01

    Collecte

    Les documents sont récupérés automatiquement : boîte e-mail dédiée, scan, portail fournisseur, photo prise sur le terrain.

    Tous formats

  2. 02

    Lecture & extraction

    L’IA identifie le type de document et en extrait les champs utiles, même sur une mise en page jamais vue.

    PDF, scan, photo

  3. 03

    Contrôle

    Montants, doublons, rapprochement avec la commande : ce qui est conforme passe, le reste attend une validation.

    Validation humaine

  4. 04

    Saisie & suite

    Écriture saisie dans vos logiciels, document archivé, relance ou paiement déclenché, et tout est journalisé.

    Vos logiciels

Exemples d’outils auxquels nous nous connectons

  • Pennylane
  • Sage
  • Cegid
  • QuickBooks
  • Xero
  • Odoo
  • Qonto
  • Microsoft 365
  • Google Drive
  • SharePoint
  • Dropbox
  • Yousign
  • DocuSign
  • Stripe
  • GoCardless
  • Chorus Pro
  • Notion
  • Airtable

Exemples d’intégrations possibles. Les marques citées appartiennent à leurs propriétaires ; aucun partenariat n’est sous-entendu.

Tâche → temps gagné

Ce que pèse l’administratif, métier par métier.

Pour chaque métier, la tâche documentaire la plus chronophage, chiffrée avec les hypothèses par défaut de sa fiche. Remplacez-les par vos volumes dans le calculateur.

Estimation indicative : la tâche la plus chronophage de chaque métier pour cette famille, avec les hypothèses par défaut de sa fiche (structure type). Ce ne sont pas des résultats clients. Heures/semaine = Σ (volume × minutes × part automatisable) ÷ 60 · heures/an = heures/semaine × 47 · Méthodologie
Tâche Volume / sem. Temps unitaire Automatisable Gain / sem.
Cabinets d’expertise comptable Pré-saisir et contrôler les factures non reconnues 400 pièces 2 min 60 % 6,0 h
Cabinets de recrutement & RH Synthétiser les candidatures reçues 250 candidatures 3 min 40 % 5,0 h
Transport & logistique Saisir les ordres de transport dans le TMS 120 ordres 4 min 60 % 4,8 h
Organismes de formation Produire conventions, convocations et programmes 30 inscriptions 10 min 70 % 3,5 h
Agences marketing & communication Décliner les contenus par canal et par format 40 déclinaisons 10 min 50 % 3,3 h
Agences de voyage & événementiel Mettre en forme les propositions 8 propositions 60 min 40 % 3,2 h
Cabinets d’avocats Préparer les premiers jets d’actes et courriers types 15 documents 30 min 40 % 3,0 h
Courtiers en assurance Préparer le recueil des besoins et la fiche conseil 10 souscriptions 30 min 50 % 2,5 h

Pourquoi pas de total ? Chaque ligne correspond à un métier différent : les additionner n’aurait pas de sens. Votre total, c’est le calculateur qui le donne.

Refaire le calcul avec mes volumes

Métiers concernés

16 métiers où l’administratif déborde sur le métier.

Pièces comptables, dossiers de vente, conventions de formation, lettres de voiture : chaque métier a ses documents. Les fiches détaillent lesquels, et ce qu’ils coûtent en temps.

Tous les métiers

Heures estimées sur cette seule famille de tâches, pour la structure type de chaque fiche métier.

Contrôle humain & conformité

Des chiffres justes, des documents en règle.

Un document mal saisi coûte plus cher qu’un document saisi lentement. Les contrôles et la traçabilité sont au cœur de chaque automatisation.

  • RGPD
  • AI Act (UE)
  • Hébergement en Europe possible
  • Journal de chaque action

Validation par seuils

Vous fixez les règles : au-delà d’un montant, pour un nouveau fournisseur ou en cas d’écart, rien ne part sans validation.

Pièce justificative liée

Chaque écriture reste attachée à son document d’origine : révision et contrôle se font en un clic.

Données sensibles protégées

RGPD : accès restreints, durées de conservation respectées, hébergement en Europe possible pour les pièces et les données extraites.

Facture électronique

Formats structurés (Factur-X, UBL, CII) et plateformes agréées de la réforme française pris en compte dès la conception.

Comparatif

OCR, saisie manuelle ou automatisation : le vrai comparatif.

La reconnaissance de caractères existe depuis longtemps. Ce qui change, c’est tout ce qui se passe après la lecture.

Automatisation sur mesure

Iselia Projects

Documents hétérogènes
OuiFactures, devis, contrats, bons, justificatifs
Règles de votre métier
OuiImputation par chantier, dossier ou client
Contrôles et rapprochements
OuiCommande, devis, banque, doublons
Suite du processus
OuiValidation, relance, archivage, paiement
Intégration à vos logiciels
OuiTous, y compris via API ou export
Coût avec le volume
OuiStable

Outil de capture standard

OCR de factures prêt à l’emploi

Documents hétérogènes
En partieSurtout les factures au format courant
Règles de votre métier
En partieParamétrage générique
Contrôles et rapprochements
En partieContrôles de base
Suite du processus
NonS’arrête à l’extraction
Intégration à vos logiciels
En partieSelon les connecteurs proposés
Coût avec le volume
En partieTarif par document

Saisie manuelle

Votre équipe ou un prestataire

Documents hétérogènes
OuiOui, lentement
Règles de votre métier
OuiSelon l’expérience de chacun
Contrôles et rapprochements
En partieQuand on a le temps
Suite du processus
En partieAutant d’étapes manuelles
Intégration à vos logiciels
NonCopier-coller
Coût avec le volume
NonProportionnel au temps passé

Nous utilisons aussi des briques de capture existantes quand elles font bien le travail : l’enjeu est l’enchaînement complet, pas l’outil.

Questions fréquentes

Automatiser l’administratif : vos questions.

Vous ne trouvez pas la vôtre ? Posez-la-nous, la réponse arrive sous 24 h ouvrées.

Peut-on automatiser la saisie des factures fournisseurs ?
Oui. Les factures sont récupérées là où elles arrivent (e-mail, portail, scan), lues automatiquement — fournisseur, montants, TVA, échéance —, contrôlées, puis pré-saisies dans votre logiciel comptable ou votre ERP avec la pièce jointe. Vous validez les cas qui le nécessitent, selon vos seuils.
Quels documents peut-on traiter automatiquement ?
Factures, devis, bons de commande et de livraison, contrats, relevés, justificatifs, attestations, pièces d’identité ou formulaires : tout document récurrent dont on sait décrire les informations utiles. L’IA lit aussi les documents scannés ou photographiés.
Combien de temps l’automatisation administrative fait-elle gagner ?
Selon nos fiches métier, l’estimation indicative va de 1,7 à 12,6 heures par semaine pour une structure type, sur cette seule famille de tâches. Le calculateur applique la formule (volume × minutes par document × part automatisable ÷ 60) à vos propres volumes.
Et si la lecture automatique se trompe ?
Chaque champ extrait est contrôlé : cohérence des montants, TVA, doublons, rapprochement avec la commande. En cas d’incertitude, le document attend une validation humaine au lieu d’être saisi. Les corrections servent à fiabiliser les extractions suivantes.
Est-ce compatible avec la facturation électronique ?
Oui. La réforme française généralise la facture électronique entre entreprises, avec des formats structurés (Factur-X, UBL, CII) échangés via des plateformes agréées. Nos automatisations exploitent ces données structurées quand elles existent et continuent de lire les documents PDF ou papier qui restent.
Nos relances clients peuvent-elles partir automatiquement ?
Oui, selon un scénario que vous définissez : rappel avant échéance, relances graduées, ton adapté au client, arrêt automatique dès que le paiement est constaté. Les dossiers sensibles peuvent rester en validation manuelle.
Nos documents restent-ils confidentiels ?
Oui. Accès restreints, durées de conservation définies, hébergement en Europe possible et modèles d’IA choisis selon la sensibilité des pièces, dans une configuration qui n’utilise pas vos données pour entraîner les modèles. Les données de santé nécessitent un hébergement certifié HDS.

Pour aller plus loin

Les autres familles, et nos guides.

Diagnostic gratuit · 30 minutes

Moins de ressaisie, plus de métier.

En 30 minutes, nous faisons le tour de vos flux de documents — factures, devis, relances, pièces à collecter — et nous estimons les heures récupérables.

Estimer mes heures récupérables

Réponse sous 24 h ouvrées · Sans engagement