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Services à domicile & nettoyage

Automatisation pourentreprises de services à domicile et de nettoyage

Moins de coups de fil de planning, de devis et de relances : plus de temps pour vos intervenants et vos clients.

Estimer mes heures
  • Messages & demandes clients
  • Documents & administratif
  • Planning & opérations
  • Outils métier sur mesure
Estimation indicative · exemple : 25 intervenants, environ 150 clients, 2 personnes au bureau

L’essentiel

Iselia Projects automatise les tâches répétitives des entreprises de services à domicile et de nettoyage : demandes de devis, plannings et remplacements des intervenants, messages clients, rapprochement des heures réalisées, facturation avec l’avance immédiate de crédit d’impôt de l’URSSAF, relances et comptes rendus d’intervention. Branchées sur votre logiciel métier (Ogust, Ximi…) et vos outils de pointage, ces automatisations rendent plusieurs heures par semaine à l’équipe du bureau.

Pour qui
Entreprises et agences de services à la personne (ménage, repassage, jardinage, garde d’enfants), entreprises de nettoyage de bureaux et de locaux
  • 7tâches chiffrées
  • 9outils du secteur compatibles
  • 5étapes dans l’exemple de bout en bout

Le quotidien

Là où votre équipe perd du temps.

Des tâches utiles, mais répétitives, qui s’accumulent en marge du vrai travail. Elles sont souvent les premières à pouvoir être automatisées.

  • Le planning qui se refait chaque matin

    Un intervenant malade, un client qui décale, une clé à récupérer : il faut trouver un remplaçant, prévenir le client et réorganiser la tournée, souvent avant 8 heures.

  • Des demandes de devis qui attendent

    Surface, fréquence, prestations, crédit d’impôt : chaque prospect pose les mêmes questions, et le devis part tard, quand un concurrent a déjà répondu.

  • Des heures réalisées à rapprocher

    Pointages, feuilles d’heures, interventions déplacées : avant la facturation et la paie, tout doit être vérifié intervention par intervention.

  • L’avance immédiate à piloter

    Inscription des clients, demandes de paiement à transmettre, contestations et rejets à suivre : l’avance immédiate simplifie la vie du client mais ajoute un circuit à surveiller.

  • Des impayés et prélèvements rejetés

    Relancer poliment des particuliers fidèles ou des syndics de copropriété prend du temps, et chaque retard pèse sur la trésorerie qui paie les salaires.

  • Des clients professionnels qui veulent des preuves

    En nettoyage de locaux, le client attend des comptes rendus, des contrôles qualité et une réactivité immédiate en cas de réclamation.

Tâche par tâche

Où se cachent vos heures.

Chaque ligne applique la même formule : volume hebdomadaire × temps manuel × part automatisable. Les volumes correspondent à l’exemple « 25 intervenants, environ 150 clients, 2 personnes au bureau ».

Estimation indicative pour l’exemple « 25 intervenants, environ 150 clients, 2 personnes au bureau », calculée à partir d’hypothèses prudentes que vous pouvez modifier dans le calculateur. Ce n’est pas un résultat client. Heures/semaine = Σ (volume × minutes × part automatisable) ÷ 60 · heures/an = heures/semaine × 47 · Méthodologie
Tâche Volume / sem. Temps unitaire Automatisable Gain / sem.
Messages & demandes clients Répondre aux demandes de devis Questions de qualification envoyées automatiquement (surface, fréquence, prestations, animaux, accès), estimation selon votre grille, prise de rendez-vous d’évaluation et brouillon de devis à valider. 12 demandes / semaine 15 min 50 % 1,5 h
Planning & opérations Gérer les remplacements et changements de planning Recherche des intervenants disponibles selon les compétences, la zone et les heures au contrat, proposition de remplacement, information du client et de l’intervenant ; le bureau valide. 15 changements / semaine 12 min 40 % 1,2 h
Messages & demandes clients Répondre aux messages des clients Report d’une intervention, question sur une facture ou l’attestation fiscale, consignes pour la prochaine visite : réponses et mises à jour du planning ; les réclamations vont au responsable. 60 messages / semaine 3 min 60 % 1,8 h
Planning & opérations Rapprocher les heures réalisées Comparaison des pointages et du planning, détection des écarts (absence, retard, heures en plus), préparation des éléments de facturation et de paie. 25 intervenants / semaine 6 min 70 % 1,8 h
Documents & administratif Facturer et suivre l’avance immédiate Préparation des factures depuis les heures validées, transmission des demandes de paiement pour les clients inscrits à l’avance immédiate via votre logiciel, suivi des validations, contestations et rejets. 40 factures / semaine 4 min 60 % 1,6 h
Documents & administratif Relancer les impayés et prélèvements rejetés Détection des rejets et retards, relances courtoises par e-mail ou SMS, nouvelle tentative de prélèvement, alerte au responsable au-delà d’un seuil. 8 relances / semaine 8 min 70 % 0,7 h
Outils métier sur mesure Envoyer les comptes rendus et contrôles qualité Comptes rendus d’intervention et contrôles qualité (photos, check-lists) mis en forme et envoyés aux clients professionnels, suivi des réclamations jusqu’à leur clôture. 10 comptes rendus / semaine 6 min 60 % 0,6 h
Total estimé · ≈ 432 h par an 9,2 h

Par type d’automatisation

Les heures estimées se répartissent sur ces automatisations, chacune détaillée sur sa page.

Exemple de bout en bout

Exemple : un intervenant absent, un client prévenu, une facture juste

Un scénario type pour visualiser l’enchaînement : chaque étape se déclenche d’elle-même, votre équipe valide ce qui doit l’être et reprend la main à tout moment.

Scénario type

Humain dans la boucle : validations, escalades et journal de chaque action.

  1. Absence signalée

    Un intervenant prévient de son absence par SMS : l’automatisation liste les interventions concernées pour la journée.

  2. Remplaçant proposé

    Pour chacune, les intervenants disponibles et compétents dans la zone sont proposés au bureau, qui valide en un clic ; le remplaçant reçoit adresse et consignes.

  3. Client informé

    Le client est prévenu du changement d’intervenant ou invité à choisir un autre créneau s’il préfère attendre son intervenant habituel.

  4. Heures rapprochées

    En fin de semaine, les pointages sont comparés au planning réel ; les écarts sont signalés avant la facturation et la paie.

  5. Facture et avance immédiate

    La facture est préparée sur les heures validées et, pour les clients inscrits, la demande de paiement part via votre logiciel ; les contestations sont suivies.

Calculateur

Et pour votre activité ?

Les tâches et les volumes de l’exemple sont pré-remplis. Remplacez-les par les vôtres : le résultat se met à jour instantanément.

Comparer avec d’autres métiers
Vos tâches

Décochez ce qui ne vous concerne pas et remplacez les volumes par les vôtres. Volumes d’exemple : 25 intervenants, environ 150 clients, 2 personnes au bureau

  • 1,5 h / semaine

    Questions de qualification envoyées automatiquement (surface, fréquence, prestations, animaux, accès), estimation selon votre grille, prise de rendez-vous d’évaluation et brouillon de devis à valider.

  • 1,2 h / semaine

    Recherche des intervenants disponibles selon les compétences, la zone et les heures au contrat, proposition de remplacement, information du client et de l’intervenant ; le bureau valide.

  • 1,8 h / semaine

    Report d’une intervention, question sur une facture ou l’attestation fiscale, consignes pour la prochaine visite : réponses et mises à jour du planning ; les réclamations vont au responsable.

  • 1,8 h / semaine

    Comparaison des pointages et du planning, détection des écarts (absence, retard, heures en plus), préparation des éléments de facturation et de paie.

  • 1,6 h / semaine

    Préparation des factures depuis les heures validées, transmission des demandes de paiement pour les clients inscrits à l’avance immédiate via votre logiciel, suivi des validations, contestations et rejets.

  • 0,7 h / semaine

    Détection des rejets et retards, relances courtoises par e-mail ou SMS, nouvelle tentative de prélèvement, alerte au responsable au-delà d’un seuil.

  • 0,6 h / semaine

    Comptes rendus d’intervention et contrôles qualité (photos, check-lists) mis en forme et envoyés aux clients professionnels, suivi des réclamations jusqu’à leur clôture.

Coût chargé moyen d’une heure de travail de l’équipe concernée (35 €/h par défaut).

Votre estimation

Services à domicile & nettoyage

Heures récupérables par semaine

9,2 h / semaine

Heures récupérables par an
432 h / an
Équivalent en coût salarial par an
15 129 € / an
tâches incluses
7 / 7

Répartition par type d’automatisation

  • Messages & demandes clients 3,3 h
  • Documents & administratif 2,3 h
  • Planning & opérations 3,0 h
  • Outils métier sur mesure 0,6 h

Estimation indicative, calculée à partir des hypothèses ci-dessus. Aucune promesse de résultat.

Scénario type Exemple illustratif, pas un client réel

Exemple : une entreprise de ménage à domicile de 25 intervenants

Scénario type, non issu d’un client : une entreprise de services à la personne (ménage et repassage) avec 25 intervenants, environ 150 clients et 2 personnes au bureau. Avec les hypothèses prudentes ci-dessus — 12 demandes de devis, 15 changements de planning, 60 messages clients, 25 fiches d’heures, 40 factures, 8 relances et 10 comptes rendus par semaine — l’estimation indicative est d’environ 9,2 heures récupérables par semaine, soit environ 430 heures par an (47 semaines). Les chiffres réels dépendent de votre logiciel, de votre organisation du planning et de la part de clients professionnels.

Taille de l’exemple
25 intervenants, environ 150 clients, 2 personnes au bureau
par semaine
9,2 h
par an (47 semaines)
432 h
de temps salarié à 35 €/h
15 129 €

Intégrations

Branché sur vos outils.

Nous connectons les automatisations aux logiciels que vous utilisez déjà, via leurs API, webhooks ou exports. Pas de migration imposée.

Outils courants du secteur auxquels nous pouvons nous brancher : ce ne sont pas des références clients. Le vôtre n’y figure pas ? Nous vérifions sa compatibilité lors du diagnostic.

  • Ogust
  • Ximi
  • Kizeo Forms
  • Google Agenda
  • Microsoft 365
  • WhatsApp
  • GoCardless
  • Pennylane
  • Qonto

Pourquoi automatiser l’administratif des services à domicile et du nettoyage

Dans les services à domicile comme dans le nettoyage, la qualité se joue sur le terrain, mais l’entreprise tient grâce au bureau : un planning qui se recompose en quelques minutes, un client prévenu avant l’arrivée d’un nouvel intervenant, des heures facturées sans erreur. Ce travail est très répétitif et très interrompu. L’automatiser libère le bureau pour ce qui compte : recruter, accompagner les intervenants et soigner la relation client.

Services à la personne : le cadre à respecter

  • Déclaration SAP et crédit d’impôt : les prestations rendues au domicile de particuliers par un organisme déclaré ouvrent droit, pour le client, à un crédit d’impôt de 50 % des dépenses dans les limites prévues par la loi. L’organisme remet chaque année une attestation fiscale à ses clients ; sa préparation s’automatise, sa justesse dépend des heures réellement facturées et payées.
  • Avance immédiate de crédit d’impôt : le client inscrit ne règle que sa part restante ; le prestataire transmet la demande de paiement à l’URSSAF (en pratique via un logiciel habilité) et le client dispose de 48 heures pour la valider ou la contester. C’est un circuit supplémentaire à suivre : statuts, contestations, rejets.
  • Activités soumises à autorisation : l’accompagnement de personnes âgées ou en situation de handicap relève d’un régime distinct. Les informations de santé ou de dépendance éventuellement concernées demandent des précautions renforcées ; nous les traitons à part.

Nettoyage de locaux : d’autres enjeux

Pour les entreprises de propreté, les priorités sont le planning des équipes par site, les remplacements, la traçabilité des passages, les contrôles qualité et la réactivité aux réclamations. Lors d’un changement de prestataire sur un marché, la convention collective de la propreté organise la reprise d’une partie du personnel : un moment où la collecte rapide des documents fait gagner beaucoup de temps.

Ce qui s’automatise bien… et ce qui reste au bureau

S’automatisent bien : la qualification des demandes et les brouillons de devis, la recherche de remplaçants, l’information des clients et des intervenants, le rapprochement des heures, la facturation et le suivi de l’avance immédiate, les relances et les comptes rendus.

Restent au bureau : le choix final du remplaçant, le recrutement, les situations délicates (client fragile, réclamation grave, incident au domicile), la gestion humaine des intervenants.

Nos principes

  • Validation humaine pour chaque changement qui touche un client ou un intervenant.
  • Sécurité des domiciles : adresses et codes d’accès ne sont transmis qu’à l’intervenant concerné, au moment utile.
  • Tout est tracé, et vous restez propriétaire des automatisations et des données, branchées sur votre logiciel actuel.

Par où commencer

Le plus souvent, par les remplacements et les messages clients : ce sont eux qui interrompent le bureau toute la journée. Le calculateur ci-dessous reprend les hypothèses de cette page ; ajustez-les à votre structure pour obtenir votre estimation indicative, puis réservez un diagnostic gratuit pour la vérifier ensemble.

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Et après la mise en production ? Accompagnement

Questions fréquentes

Vos questions, nos réponses.

Les questions que nous posent le plus souvent les professionnels du secteur avant de se lancer.

Combien coûte l’automatisation d’une entreprise de services à domicile ?
Le diagnostic de 30 minutes est gratuit. Chaque automatisation est ensuite chiffrée au forfait selon sa complexité et comparée aux heures qu’elle rend ; on commence souvent par les remplacements ou les demandes de devis. Vous restez propriétaire de ce qui est construit.
Ça fonctionne avec notre logiciel (Ogust, Ximi…) ?
Oui, par ses API, ses exports ou votre messagerie. Nous ne remplaçons pas votre logiciel de services à la personne, qui gère déjà les contrats, la facturation et souvent l’avance immédiate : l’automatisation lui apporte les bonnes informations au bon moment et prend en charge les échanges autour.
Comment fonctionne l’avance immédiate de crédit d’impôt avec vos automatisations ?
Pour les clients qui l’ont activée, le prestataire transmet chaque demande de paiement à l’URSSAF, généralement via son logiciel habilité ; le client dispose de 48 heures pour la valider ou la contester, puis ne règle que sa part restante. Nos automatisations préparent les factures, s’appuient sur votre logiciel pour la transmission, suivent les statuts et vous alertent en cas de contestation ou de rejet. Elles ne se substituent pas à votre habilitation.
Le planning va-t-il être décidé par une machine ?
Non. L’automatisation propose des remplaçants selon vos règles (compétences, zone, heures au contrat, préférences du client) et prévient tout le monde une fois votre choix fait. Le bureau garde la décision, notamment pour les clients fragiles ou les situations particulières.
Nos intervenants doivent-ils utiliser une nouvelle application ?
Pas forcément. Nous partons de leurs outils actuels : l’application de pointage de votre logiciel, les SMS ou WhatsApp. Le but est de leur simplifier la journée, pas d’ajouter un outil.
Les données de nos clients sont-elles protégées ?
Oui : adresses, codes d’accès et habitudes des clients sont des données sensibles pour leur sécurité. Accès limité au strict nécessaire, journal de toutes les actions, hébergement en Europe possible et traitement encadré par un contrat conforme au RGPD.
Et pour une entreprise de nettoyage de bureaux ?
Les mêmes briques s’appliquent, avec d’autres priorités : planning des équipes par site, remplacements, comptes rendus et contrôles qualité pour les clients, suivi des réclamations et facturation mensuelle par contrat.

Diagnostic gratuit · 30 minutes

Vos 9,2 h estimées, vérifiées en 30 minutes.

Nous passons en revue vos tâches, vos volumes réels et vos outils, puis nous chiffrons ce qui est vraiment récupérable. Vous repartez avec une feuille de route claire, que vous travailliez avec nous ou non.

Estimer mes heures

Réponse sous 24 h ouvrées · Sans engagement