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Cliniques vétérinaires & cabinets paramédicaux

Automatisation pourcliniques vétérinaires et cabinets paramédicaux

Moins de téléphone, de rappels et de courriers à gérer : plus de temps pour les patients et leurs propriétaires.

Estimer mes heures
  • Messages & demandes clients
  • Documents & administratif
  • Planning & opérations
Estimation indicative · exemple : 3 vétérinaires, 3 ASV

L’essentiel

Iselia Projects automatise les tâches répétitives de l’accueil et de l’administratif des cliniques vétérinaires et des cabinets paramédicaux : prises et modifications de rendez-vous, rappels de vaccins et de traitements, consignes avant une intervention, brouillons de comptes rendus et de courriers, réponses aux questions courantes. Branchées sur votre logiciel de gestion et votre agenda en ligne, ces automatisations rendent plusieurs heures par semaine à l’équipe d’accueil, sans jamais toucher à la décision clinique ; les données de santé humaine ne sont traitées que dans un hébergement certifié HDS.

Pour qui
Cliniques et cabinets vétérinaires, cabinets de kinésithérapie, d’orthophonie, d’ostéopathie, de podologie et autres cabinets paramédicaux
  • 7tâches chiffrées
  • 9outils du secteur compatibles
  • 5étapes dans l’exemple de bout en bout

Le quotidien

Là où votre équipe perd du temps.

Des tâches utiles, mais répétitives, qui s’accumulent en marge du vrai travail. Elles sont souvent les premières à pouvoir être automatisées.

  • Un accueil noyé sous les appels

    Rendez-vous, changements d’horaire, « les résultats sont-ils arrivés ? », commande de croquettes : l’ASV ou la secrétaire décroche toute la journée, souvent en pleine consultation ou devant un client au comptoir.

  • Des rappels de vaccins qui partent mal

    Vaccins, antiparasitaires, bilans annuels : les rappels du logiciel sont génériques, arrivent au mauvais moment ou ne sont pas suivis, et les animaux décrochent du suivi préventif.

  • Des rendez-vous non honorés

    Un créneau de consultation ou de séance perdu ne se rattrape pas ; rappeler chaque patient la veille prend un temps que personne n’a.

  • Des consignes répétées à chaque intervention

    Jeûne avant anesthésie, heure de dépôt, retour à la maison : les mêmes explications, au téléphone puis par écrit, pour chaque chirurgie.

  • Des comptes rendus tapés le soir

    Comptes rendus opératoires, courriers au vétérinaire traitant, bilans kiné ou orthophoniques pour le prescripteur : la rédaction déborde sur la fin de journée.

  • Des données qu’on ne peut pas confier à n’importe quel outil

    Secret professionnel, RGPD et, pour la santé humaine, hébergement HDS : difficile de savoir quel outil a le droit de voir quoi.

Tâche par tâche

Où se cachent vos heures.

Chaque ligne applique la même formule : volume hebdomadaire × temps manuel × part automatisable. Les volumes correspondent à l’exemple « 3 vétérinaires, 3 ASV ».

Estimation indicative pour l’exemple « 3 vétérinaires, 3 ASV », calculée à partir d’hypothèses prudentes que vous pouvez modifier dans le calculateur. Ce n’est pas un résultat client. Heures/semaine = Σ (volume × minutes × part automatisable) ÷ 60 · heures/an = heures/semaine × 47 · Méthodologie
Tâche Volume / sem. Temps unitaire Automatisable Gain / sem.
Messages & demandes clients Gérer les demandes et modifications de rendez-vous Réponses aux demandes par e-mail, SMS ou formulaire, proposition de créneaux selon vos règles (type de consultation, praticien, durée), confirmation dans l’agenda ; les urgences sont toujours renvoyées vers un humain. 100 demandes / semaine 3 min 50 % 2,5 h
Messages & demandes clients Envoyer les rappels de vaccins, de traitements et de rendez-vous Rappels personnalisés (nom de l’animal ou du patient, soin concerné, lien de prise de RDV) au bon moment, relance si pas de réponse, suivi des retours. 60 rappels / semaine 2 min 70 % 1,4 h
Messages & demandes clients Envoyer les consignes avant et après intervention Consignes de jeûne, heure de dépôt, documents à apporter, conseils de retour à domicile validés par l’équipe, envoyés automatiquement selon le type d’acte. 25 interventions / semaine 4 min 80 % 1,3 h
Documents & administratif Préparer comptes rendus et courriers Brouillon structuré à partir des notes ou de la dictée du praticien (compte rendu, courrier au confrère ou au prescripteur) ; le praticien relit, corrige et signe. 10 documents / semaine 15 min 50 % 1,3 h
Messages & demandes clients Répondre aux questions courantes Horaires, tarifs indicatifs, disponibilité d’un résultat, préparation d’une visite : réponses à partir de vos informations validées ; tout ce qui relève d’un avis médical est transmis à l’équipe. 60 messages / semaine 3 min 60 % 1,8 h
Planning & opérations Traiter les commandes d’aliments et de renouvellements Prise des demandes de renouvellement (aliments, antiparasitaires), vérification du stock, préparation pour retrait et message au client ; un renouvellement de médicament reste soumis à la validation du vétérinaire. 20 commandes / semaine 4 min 60 % 0,8 h
Documents & administratif Relancer les devis et soldes impayés Suivi des devis de chirurgie non confirmés et des soldes en attente, relances courtoises, alerte à l’équipe au-delà d’un seuil. 5 relances / semaine 8 min 60 % 0,4 h
Total estimé · ≈ 446 h par an 9,5 h

Par type d’automatisation

Les heures estimées se répartissent sur ces automatisations, chacune détaillée sur sa page.

Exemple de bout en bout

Exemple : d’une chirurgie programmée au retour à la maison

Un scénario type pour visualiser l’enchaînement : chaque étape se déclenche d’elle-même, votre équipe valide ce qui doit l’être et reprend la main à tout moment.

Scénario type

Humain dans la boucle : validations, escalades et journal de chaque action.

  1. Rendez-vous posé

    Le propriétaire demande un rendez-vous de chirurgie ; un créneau conforme à vos règles lui est proposé et inscrit dans l’agenda, avec le devis à confirmer.

  2. Consignes la veille

    La veille, il reçoit les consignes de jeûne et l’heure de dépôt ; sa confirmation est enregistrée, et une absence de réponse déclenche un rappel.

  3. Compte rendu

    Après l’intervention, les notes du vétérinaire servent à préparer le compte rendu et les conseils de sortie ; il les relit et les valide.

  4. Suivi

    Le propriétaire reçoit les consignes de retour à domicile, puis un message pour le contrôle post-opératoire avec un lien de prise de RDV.

  5. Prévention

    Les prochains rappels (vaccins, antiparasitaires, bilan) sont programmés automatiquement dans le dossier.

Calculateur

Et pour votre activité ?

Les tâches et les volumes de l’exemple sont pré-remplis. Remplacez-les par les vôtres : le résultat se met à jour instantanément.

Comparer avec d’autres métiers
Vos tâches

Décochez ce qui ne vous concerne pas et remplacez les volumes par les vôtres. Volumes d’exemple : 3 vétérinaires, 3 ASV

  • 2,5 h / semaine

    Réponses aux demandes par e-mail, SMS ou formulaire, proposition de créneaux selon vos règles (type de consultation, praticien, durée), confirmation dans l’agenda ; les urgences sont toujours renvoyées vers un humain.

  • 1,4 h / semaine

    Rappels personnalisés (nom de l’animal ou du patient, soin concerné, lien de prise de RDV) au bon moment, relance si pas de réponse, suivi des retours.

  • 1,3 h / semaine

    Consignes de jeûne, heure de dépôt, documents à apporter, conseils de retour à domicile validés par l’équipe, envoyés automatiquement selon le type d’acte.

  • 1,3 h / semaine

    Brouillon structuré à partir des notes ou de la dictée du praticien (compte rendu, courrier au confrère ou au prescripteur) ; le praticien relit, corrige et signe.

  • 1,8 h / semaine

    Horaires, tarifs indicatifs, disponibilité d’un résultat, préparation d’une visite : réponses à partir de vos informations validées ; tout ce qui relève d’un avis médical est transmis à l’équipe.

  • 0,8 h / semaine

    Prise des demandes de renouvellement (aliments, antiparasitaires), vérification du stock, préparation pour retrait et message au client ; un renouvellement de médicament reste soumis à la validation du vétérinaire.

  • 0,4 h / semaine

    Suivi des devis de chirurgie non confirmés et des soldes en attente, relances courtoises, alerte à l’équipe au-delà d’un seuil.

Coût chargé moyen d’une heure de travail de l’équipe concernée (35 €/h par défaut).

Votre estimation

Cliniques vétérinaires & cabinets paramédicaux

Heures récupérables par semaine

9,5 h / semaine

Heures récupérables par an
446 h / an
Équivalent en coût salarial par an
15 600 € / an
tâches incluses
7 / 7

Répartition par type d’automatisation

  • Messages & demandes clients 7,0 h
  • Documents & administratif 1,7 h
  • Planning & opérations 0,8 h

Estimation indicative, calculée à partir des hypothèses ci-dessus. Aucune promesse de résultat.

Scénario type Exemple illustratif, pas un client réel

Exemple : une clinique vétérinaire de 3 vétérinaires et 3 ASV

Scénario type, non issu d’un client : une clinique vétérinaire pour animaux de compagnie avec 3 vétérinaires et 3 auxiliaires spécialisées vétérinaires (ASV). Avec les hypothèses prudentes ci-dessus — 100 demandes de rendez-vous, 60 rappels, 25 interventions à préparer, 10 comptes rendus ou courriers, 60 questions courantes, 20 commandes et 5 relances par semaine — l’estimation indicative est d’environ 9,5 heures récupérables par semaine, soit près de 445 heures par an (47 semaines), surtout à l’accueil. Les chiffres réels dépendent de votre logiciel, de votre agenda en ligne et de votre patientèle.

Taille de l’exemple
3 vétérinaires, 3 ASV
par semaine
9,5 h
par an (47 semaines)
446 h
de temps salarié à 35 €/h
15 600 €

Intégrations

Branché sur vos outils.

Nous connectons les automatisations aux logiciels que vous utilisez déjà, via leurs API, webhooks ou exports. Pas de migration imposée.

Outils courants du secteur auxquels nous pouvons nous brancher : ce ne sont pas des références clients. Le vôtre n’y figure pas ? Nous vérifions sa compatibilité lors du diagnostic.

  • ezyVet
  • Provet Cloud
  • Vetstoria
  • Doctolib
  • Maiia
  • MSSanté
  • Google Agenda
  • Microsoft 365
  • Brevo

Pourquoi automatiser l’accueil et l’administratif d’une clinique ou d’un cabinet

Dans une clinique vétérinaire comme dans un cabinet paramédical, le temps de soin est protégé… jusqu’à ce que le téléphone sonne. L’accueil jongle entre les propriétaires ou patients présents, les appels, les messages, les rappels et les courriers, et une grande partie de ces échanges se répète à l’identique. Automatiser ces gestes ne touche pas au diagnostic ni au soin : cela libère l’équipe pour l’accueil réel, l’assistance en consultation et le suivi.

Cliniques vétérinaires : ce qu’il faut savoir

  • RGPD : les informations sur l’animal ne sont pas des données de santé au sens du RGPD, mais tout ce qui concerne le propriétaire (identité, coordonnées, historique de visites, paiements) est une donnée personnelle. Les rappels doivent rester liés au suivi de l’animal ; les messages promotionnels relèvent d’autres règles de consentement.
  • Secret professionnel : le vétérinaire y est tenu ; nos automatisations limitent l’accès aux seules informations nécessaires et journalisent chaque action.
  • Médicaments : la délivrance et le renouvellement de médicaments vétérinaires restent une décision du vétérinaire. L’automatisation prépare la demande, elle ne l’accorde pas.

Cabinets paramédicaux : un cadre plus strict

Kinésithérapeutes, orthophonistes, ostéopathes, podologues : vous traitez des données de santé, catégorie particulière au sens du RGPD. Trois conséquences concrètes :

  • Hébergement HDS : l’hébergement de données de santé pour le compte d’un professionnel doit être confié à un hébergeur certifié HDS. Toute automatisation qui lit un bilan ou un compte rendu doit fonctionner dans ce cadre, modèle d’IA compris.
  • Échanges entre professionnels : l’envoi d’un bilan au médecin prescripteur passe par une messagerie sécurisée de santé (MSSanté) plutôt que par un e-mail classique.
  • Facturation à l’Assurance maladie : elle reste dans votre logiciel agréé SESAM-Vitale ; nous ne la contournons pas.

Sans environnement HDS, nous automatisons uniquement la logistique (prise de rendez-vous, rappels, informations pratiques), sans contenu médical.

Ce qui s’automatise bien… et ce qui reste au praticien

S’automatisent bien : les demandes et changements de rendez-vous, les rappels, les consignes standardisées, les réponses aux questions pratiques, les brouillons de courriers à partir des notes, les commandes et relances.

Restent au praticien : l’examen, le diagnostic, la prescription, le tri des urgences, la relecture et la signature de chaque document et toute conversation difficile avec un propriétaire ou un patient.

Par où commencer

Le plus souvent, par les rappels et les consignes avant intervention : volumes élevés, messages déjà écrits dans vos têtes et gain immédiat au téléphone. Le calculateur ci-dessous reprend les hypothèses de cette page ; ajustez les volumes à votre structure pour obtenir votre estimation indicative, puis réservez un diagnostic gratuit pour la vérifier ensemble.

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Et après la mise en production ? Accompagnement

Questions fréquentes

Vos questions, nos réponses.

Les questions que nous posent le plus souvent les professionnels du secteur avant de se lancer.

Combien coûte l’automatisation d’une clinique vétérinaire ou d’un cabinet ?
Le diagnostic de 30 minutes est gratuit. Chaque automatisation est ensuite chiffrée au forfait selon sa complexité et comparée aux heures qu’elle rend ; on commence souvent par les rappels et les demandes de rendez-vous, qui soulagent l’accueil. Vous restez propriétaire de ce qui est construit.
Ça fonctionne avec notre logiciel de gestion et notre agenda en ligne ?
Oui, par leurs API, leurs exports ou votre messagerie : logiciel vétérinaire, agenda en ligne (Doctolib, Maiia, Vetstoria…), SMS et e-mail. Nous complétons ce que vos outils font déjà, sans vous demander d’en changer. Si un logiciel n’offre aucune porte d’entrée, nous vous le disons dès le diagnostic.
Les données vétérinaires sont-elles des données de santé au sens du RGPD ?
Non : les données de santé au sens du RGPD concernent des personnes physiques, pas les animaux. En revanche, les coordonnées, l’historique et les paiements des propriétaires sont des données personnelles soumises au RGPD, et le vétérinaire est tenu au secret professionnel. Nous appliquons donc accès minimal, journalisation, hébergement en Europe possible et contrat de sous-traitance conforme.
Et pour un cabinet paramédical, qui traite des données de santé ?
Les données de santé des patients sont des données sensibles (article 9 du RGPD) et leur hébergement pour le compte d’un professionnel doit être assuré par un hébergeur certifié HDS. Nous ne traitons pas de données de santé en dehors d’un hébergement certifié HDS, avec des modèles d’IA déployés dans ce cadre. Sans cet environnement, nous limitons l’automatisation à la logistique (rendez-vous, rappels, informations pratiques) sans contenu médical.
L’IA peut-elle donner un avis médical aux clients ou aux patients ?
Non. Elle répond aux questions pratiques à partir d’informations que vous avez validées, et transmet à l’équipe toute question qui relève d’un symptôme, d’un traitement ou d’une urgence. Les brouillons de comptes rendus sont toujours relus et signés par le praticien.
Les rappels automatiques ne font-ils pas doublon avec ceux du logiciel ?
Nous partons de ce que votre logiciel envoie déjà. L’automatisation personnalise le message, choisit le bon canal, relance si besoin et propose directement un créneau ; si les rappels du logiciel vous conviennent, nous ne les remplaçons pas.
En combien de temps voit-on un premier gain ?
Le premier gain est généralement en production en quelques semaines, en commençant par une tâche à fort volume comme les rappels ou les consignes avant intervention. On mesure ensuite les heures réellement gagnées avant de passer à la suivante.

Diagnostic gratuit · 30 minutes

Vos 9,5 h estimées, vérifiées en 30 minutes.

Nous passons en revue vos tâches, vos volumes réels et vos outils, puis nous chiffrons ce qui est vraiment récupérable. Vous repartez avec une feuille de route claire, que vous travailliez avec nous ou non.

Estimer mes heures

Réponse sous 24 h ouvrées · Sans engagement