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Organismes de formation

Automatisation pourorganismes de formation

Moins de documents, de relances OPCO et de preuves Qualiopi à rassembler : plus de temps pour la pédagogie et le commercial.

Estimer mes heures
  • Messages & demandes clients
  • Documents & administratif
  • Planning & opérations
  • Outils métier sur mesure
Estimation indicative · exemple : 8 permanents, 8 sessions par semaine

L’essentiel

Iselia Projects automatise les tâches répétitives des organismes de formation : réponses aux demandes, conventions et convocations, émargements et certificats de réalisation, dossiers OPCO et suivi CPF, évaluations et preuves Qualiopi, facturation et relances. Branchées sur votre logiciel de gestion (Digiforma, Dendreo…) et sur EDOF, ces automatisations rendent des heures chaque semaine à l’équipe administrative.

Pour qui
Organismes de formation, centres de formation, CFA, formateurs indépendants et services formation
  • 7tâches chiffrées
  • 11outils du secteur compatibles
  • 5étapes dans l’exemple de bout en bout

Le quotidien

Là où votre équipe perd du temps.

Des tâches utiles, mais répétitives, qui s’accumulent en marge du vrai travail. Elles sont souvent les premières à pouvoir être automatisées.

  • Un dossier administratif par stagiaire

    Devis, convention ou contrat, programme, convocation, règlement intérieur, attestation : pour chaque inscription, la même série de documents à produire et à envoyer.

  • Les financeurs, chacun avec ses règles

    Demandes de prise en charge OPCO, suivi des dossiers CPF sur EDOF, pièces justificatives différentes selon le financeur : un suivi minutieux et chronophage.

  • Les émargements à courir

    Feuilles non signées, demi-journées manquantes, certificats de réalisation à produire : sans émargement complet, pas de facturation au financeur.

  • Qualiopi toute l’année

    Évaluations à chaud et à froid, recueil des appréciations, traitement des réclamations, preuves des 32 indicateurs : la certification se prépare en continu, pas la veille de l’audit.

  • Des paiements qui traînent

    Factures en subrogation, pièces manquantes, relances des OPCO et des entreprises : la trésorerie dépend d’un suivi que personne n’a le temps de faire.

Tâche par tâche

Où se cachent vos heures.

Chaque ligne applique la même formule : volume hebdomadaire × temps manuel × part automatisable. Les volumes correspondent à l’exemple « 8 permanents, 8 sessions par semaine ».

Estimation indicative pour l’exemple « 8 permanents, 8 sessions par semaine », calculée à partir d’hypothèses prudentes que vous pouvez modifier dans le calculateur. Ce n’est pas un résultat client. Heures/semaine = Σ (volume × minutes × part automatisable) ÷ 60 · heures/an = heures/semaine × 47 · Méthodologie
Tâche Volume / sem. Temps unitaire Automatisable Gain / sem.
Messages & demandes clients Répondre aux demandes d’information et de devis Réponses aux questions fréquentes (programme, dates, prérequis, financement, accessibilité), envoi du devis et du programme, transmission au commercial pour les demandes complexes. 40 demandes / semaine 8 min 60 % 3,2 h
Documents & administratif Produire conventions, convocations et programmes Génération des documents depuis votre logiciel de gestion et vos modèles, envoi pour signature, relance si non retourné, archivage dans le dossier du stagiaire. 30 inscriptions / semaine 10 min 70 % 3,5 h
Documents & administratif Suivre les émargements et produire les certificats Contrôle des émargements par session, relance des signatures manquantes, certificats de réalisation et attestations de fin de formation générés. 8 sessions / semaine 20 min 70 % 1,9 h
Planning & opérations Suivre les dossiers OPCO et CPF Préparation des demandes de prise en charge, suivi des accords, des statuts EDOF et des pièces demandées, alertes avant échéance. 15 dossiers / semaine 15 min 50 % 1,9 h
Outils métier sur mesure Collecter les évaluations et les preuves Qualiopi Envoi des évaluations à chaud et à froid, relances, synthèse par session et classement automatique des preuves par indicateur. 8 sessions / semaine 25 min 70 % 2,3 h
Documents & administratif Facturer et relancer financeurs et entreprises Factures préparées dès le certificat de réalisation disponible, dépôt des pièces, relances échelonnées des impayés. 20 factures / semaine 10 min 60 % 2,0 h
Planning & opérations Planifier formateurs et salles Affectation selon disponibilités et compétences, réservation des salles ou liens de classe virtuelle, envoi des ordres de mission et des supports. 8 sessions / semaine 20 min 50 % 1,3 h
Total estimé · ≈ 757 h par an 16,1 h

Par type d’automatisation

Les heures estimées se répartissent sur ces automatisations, chacune détaillée sur sa page.

Exemple de bout en bout

Exemple : de l’inscription au certificat de réalisation

Un scénario type pour visualiser l’enchaînement : chaque étape se déclenche d’elle-même, votre équipe valide ce qui doit l’être et reprend la main à tout moment.

Scénario type

Humain dans la boucle : validations, escalades et journal de chaque action.

  1. Inscription

    Une inscription est validée (entreprise, CPF ou particulier). Le dossier est créé dans votre logiciel de gestion avec le financeur associé.

  2. Documents et financement

    Convention ou contrat, programme et règlement intérieur partent en signature ; la demande de prise en charge est préparée et suivie jusqu’à l’accord.

  3. Convocation

    Le stagiaire reçoit sa convocation, les informations pratiques et, le cas échéant, le questionnaire de positionnement.

  4. Pendant la session

    Les émargements sont contrôlés par demi-journée ; une signature manquante déclenche une relance au stagiaire et au formateur.

  5. Clôture

    Évaluation à chaud envoyée, certificat de réalisation et attestation générés, facture préparée et preuves Qualiopi classées automatiquement.

Calculateur

Et pour votre activité ?

Les tâches et les volumes de l’exemple sont pré-remplis. Remplacez-les par les vôtres : le résultat se met à jour instantanément.

Comparer avec d’autres métiers
Vos tâches

Décochez ce qui ne vous concerne pas et remplacez les volumes par les vôtres. Volumes d’exemple : 8 permanents, 8 sessions par semaine

  • 3,2 h / semaine

    Réponses aux questions fréquentes (programme, dates, prérequis, financement, accessibilité), envoi du devis et du programme, transmission au commercial pour les demandes complexes.

  • 3,5 h / semaine

    Génération des documents depuis votre logiciel de gestion et vos modèles, envoi pour signature, relance si non retourné, archivage dans le dossier du stagiaire.

  • 1,9 h / semaine

    Contrôle des émargements par session, relance des signatures manquantes, certificats de réalisation et attestations de fin de formation générés.

  • 1,9 h / semaine

    Préparation des demandes de prise en charge, suivi des accords, des statuts EDOF et des pièces demandées, alertes avant échéance.

  • 2,3 h / semaine

    Envoi des évaluations à chaud et à froid, relances, synthèse par session et classement automatique des preuves par indicateur.

  • 2 h / semaine

    Factures préparées dès le certificat de réalisation disponible, dépôt des pièces, relances échelonnées des impayés.

  • 1,3 h / semaine

    Affectation selon disponibilités et compétences, réservation des salles ou liens de classe virtuelle, envoi des ordres de mission et des supports.

Coût chargé moyen d’une heure de travail de l’équipe concernée (35 €/h par défaut).

Votre estimation

Organismes de formation

Heures récupérables par semaine

16,1 h / semaine

Heures récupérables par an
757 h / an
Équivalent en coût salarial par an
26 498 € / an
tâches incluses
7 / 7

Répartition par type d’automatisation

  • Messages & demandes clients 3,2 h
  • Documents & administratif 7,4 h
  • Planning & opérations 3,2 h
  • Outils métier sur mesure 2,3 h

Estimation indicative, calculée à partir des hypothèses ci-dessus. Aucune promesse de résultat.

Scénario type Exemple illustratif, pas un client réel

Exemple : un organisme de 8 permanents et 8 sessions par semaine

Scénario type, non issu d’un client : un organisme de formation de 8 permanents, qui fait appel à des formateurs indépendants et organise environ 8 sessions par semaine (intra, inter et CPF). Avec les hypothèses prudentes ci-dessus — 40 demandes, 30 inscriptions, 8 sessions à suivre, 15 dossiers de financement et 20 factures par semaine — l’estimation indicative est d’environ 16 heures récupérables par semaine, soit environ 760 heures par an (47 semaines). Les chiffres réels dépendent de vos outils et de votre mix de financements.

Taille de l’exemple
8 permanents, 8 sessions par semaine
par semaine
16,1 h
par an (47 semaines)
757 h
de temps salarié à 35 €/h
26 498 €

Intégrations

Branché sur vos outils.

Nous connectons les automatisations aux logiciels que vous utilisez déjà, via leurs API, webhooks ou exports. Pas de migration imposée.

Outils courants du secteur auxquels nous pouvons nous brancher : ce ne sont pas des références clients. Le vôtre n’y figure pas ? Nous vérifions sa compatibilité lors du diagnostic.

  • Digiforma
  • Dendreo
  • EDOF (Mon Compte Formation)
  • SoWeSign
  • Edusign
  • Moodle
  • 360Learning
  • Zoom
  • Microsoft Teams
  • Google Workspace
  • Pennylane

Pourquoi automatiser un organisme de formation

Un organisme de formation vit de la pédagogie, mais il est jugé aussi sur son administratif : un dossier incomplet bloque un financement, un émargement manquant retarde une facture, une preuve absente complique un audit. La plupart de ces tâches sont très répétitives — les mêmes documents, les mêmes relances, les mêmes contrôles à chaque session. Ce sont précisément celles que l’on peut automatiser pour rendre du temps à l’équipe et sécuriser la conformité.

Un cadre réglementaire qui produit beaucoup de papier

  • Qualiopi : depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour les organismes qui mobilisent des fonds publics ou mutualisés (OPCO, CPF, État, régions, France Travail…). Le référentiel national qualité compte 7 critères et 32 indicateurs, vérifiés lors des audits initiaux, de surveillance et de renouvellement.
  • Documents obligatoires : convention ou contrat de formation, programme, règlement intérieur, attestation de fin de formation ; les pièces justificatives de réalisation (émargements, certificat de réalisation) conditionnent le paiement par les financeurs.
  • CPF : les formations éligibles sont gérées via EDOF, l’espace des organismes sur Mon Compte Formation, avec ses propres statuts et délais.
  • OPCO : chaque opérateur a ses règles de prise en charge et ses pièces à fournir, en particulier en subrogation de paiement.
  • Bilan pédagogique et financier : chaque année, l’organisme déclare son activité ; des données bien tenues toute l’année le rendent beaucoup plus simple à établir.

Ce qui s’automatise bien

La génération et l’envoi des documents d’inscription, les convocations, le contrôle des émargements, les certificats de réalisation, les évaluations et leur synthèse, le classement des preuves Qualiopi par indicateur, le suivi des financements et les relances de paiement. Autant de tâches à fort volume et à faible valeur ajoutée pour l’équipe, mais à fort enjeu pour la conformité.

Ce qui reste à l’équipe

La conception pédagogique, l’adaptation aux publics (notamment aux personnes en situation de handicap), la relation avec les stagiaires et les entreprises, les décisions engageantes sur EDOF et auprès des financeurs, et le traitement des réclamations. L’automatisation prépare, rappelle et classe ; l’équipe décide.

Par où commencer

Le plus souvent par le dossier d’inscription (documents, signatures, convocation) ou par le suivi des émargements et des certificats de réalisation, qui débloque directement la facturation. Ajustez les hypothèses du calculateur à votre organisme pour obtenir votre estimation indicative, puis réservez un diagnostic gratuit de 30 minutes pour la vérifier ensemble.

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Questions fréquentes

Vos questions, nos réponses.

Les questions que nous posent le plus souvent les professionnels du secteur avant de se lancer.

Est-ce compatible avec Digiforma, Dendreo ou notre logiciel de gestion ?
Oui. Nous nous branchons sur votre logiciel de gestion, votre outil d’émargement, votre LMS, votre messagerie et votre outil de facturation via leurs API ou exports. L’automatisation complète ce que fait votre logiciel (par exemple les relances et le suivi des financeurs) au lieu de le remplacer.
L’automatisation aide-t-elle à préparer l’audit Qualiopi ?
Elle aide à produire et classer les preuves au fil de l’eau (évaluations, émargements, réclamations, adaptations pédagogiques), indicateur par indicateur. La certification reste délivrée par un organisme certificateur sur la base de vos pratiques réelles : l’automatisation facilite la démonstration, elle ne la remplace pas.
Peut-on automatiser le suivi des dossiers CPF sur EDOF ?
Le suivi des statuts, les relances des stagiaires et la préparation des déclarations peuvent être largement automatisés en s’appuyant sur les fonctions et exports de votre logiciel connecté à EDOF. Les actions engageantes (acceptation, déclarations de réalisation) restent validées par votre équipe.
Combien cela coûte-t-il ?
Le diagnostic de 30 minutes est gratuit. Chaque automatisation est ensuite chiffrée au forfait et comparée aux heures qu’elle rend. Vous êtes propriétaire de ce qui est construit, sans abonnement à une plateforme opaque.
Et les données des stagiaires ?
Accès limité au strict nécessaire, journal des actions, hébergement en Europe possible, durées de conservation alignées sur vos obligations. Les données de santé ou de handicap (aménagements) font l’objet d’un traitement restreint et ne sont jamais utilisées au-delà de leur finalité.
En combien de temps un premier gain est-il en place ?
En général en quelques semaines, en commençant par les documents d’inscription ou le suivi des émargements : volume régulier, gain facile à mesurer.

Diagnostic gratuit · 30 minutes

Vos 16,1 h estimées, vérifiées en 30 minutes.

Nous passons en revue vos tâches, vos volumes réels et vos outils, puis nous chiffrons ce qui est vraiment récupérable. Vous repartez avec une feuille de route claire, que vous travailliez avec nous ou non.

Estimer mes heures

Réponse sous 24 h ouvrées · Sans engagement