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Hôtels & restaurants

Automatisation pourhôtels et restaurants

Moins de téléphone, de saisie et de tableaux : plus de temps en salle et à l’accueil.

Estimer mes heures
  • Messages & demandes clients
  • Documents & administratif
  • Planning & opérations
  • Outils métier sur mesure
Estimation indicative · exemple : 40 chambres + restaurant de 80 couverts, 15 salariés

L’essentiel

Iselia Projects automatise les tâches répétitives des hôtels et restaurants indépendants : réponses aux demandes de réservation et de groupes, messages avant l’arrivée, réponses aux avis, saisie des factures fournisseurs, commandes, plannings, relevés HACCP et rapport quotidien, branchés sur votre PMS, votre outil de réservation et votre caisse. Pour un hôtel de 40 chambres avec restaurant, l’estimation indicative est d’environ 15 heures récupérables par semaine.

Pour qui
Hôtels indépendants et petits groupes hôteliers, restaurants, brasseries, hôtels-restaurants, traiteurs
  • 8tâches chiffrées
  • 21outils du secteur compatibles
  • 5étapes dans l’exemple de bout en bout

Le quotidien

Là où votre équipe perd du temps.

Des tâches utiles, mais répétitives, qui s’accumulent en marge du vrai travail. Elles sont souvent les premières à pouvoir être automatisées.

  • Des demandes qui arrivent en plein service

    Téléphone, e-mail, formulaire, réseaux sociaux : disponibilités, groupes, privatisations, régimes alimentaires. Les demandes tombent au moment du coup de feu ou de l’arrivée des clients.

  • Des no-shows et des arrivées mal préparées

    Sans confirmation ni rappel personnalisé, les tables restent vides et les chambres se préparent sans connaître l’heure d’arrivée ni les demandes particulières.

  • Des avis en ligne sans réponse

    Google, TripAdvisor, Booking.com, TheFork : répondre à chaque avis compte pour la réputation, mais personne n’a le temps de le faire régulièrement.

  • Une pile de factures fournisseurs

    Boissons, produits frais, blanchisserie, maintenance : chaque facture doit être vérifiée contre la livraison et saisie, souvent le soir ou le lundi matin.

  • Des plannings et des relevés qui mangent les pauses

    Remplacements de dernière minute, relevés de températures, traçabilité, chiffres du jour : autant de tâches administratives qui retombent sur le responsable.

Tâche par tâche

Où se cachent vos heures.

Chaque ligne applique la même formule : volume hebdomadaire × temps manuel × part automatisable. Les volumes correspondent à l’exemple « 40 chambres + restaurant de 80 couverts, 15 salariés ».

Estimation indicative pour l’exemple « 40 chambres + restaurant de 80 couverts, 15 salariés », calculée à partir d’hypothèses prudentes que vous pouvez modifier dans le calculateur. Ce n’est pas un résultat client. Heures/semaine = Σ (volume × minutes × part automatisable) ÷ 60 · heures/an = heures/semaine × 47 · Méthodologie
Tâche Volume / sem. Temps unitaire Automatisable Gain / sem.
Messages & demandes clients Répondre aux demandes de réservation Réponses immédiates par e-mail, formulaire ou messagerie aux questions de disponibilité, groupes et privatisations, à partir des disponibilités réelles ; les demandes complexes sont transmises avec un brouillon de devis. 100 demandes / semaine 4 min 60 % 4,0 h
Messages & demandes clients Préparer les arrivées et limiter les no-shows Messages personnalisés avant l’arrivée (heure, demandes particulières, allergies, options), rappels de réservation et libération automatique des tables non confirmées selon vos règles. 80 réservations / semaine 3 min 60 % 2,4 h
Messages & demandes clients Répondre aux avis clients Brouillons de réponses personnalisées aux avis Google, TripAdvisor, Booking.com et TheFork, avec synthèse mensuelle des remarques récurrentes ; publication après relecture. 30 avis / semaine 5 min 60 % 1,5 h
Documents & administratif Saisir les factures fournisseurs Lecture des factures, rapprochement avec les bons de livraison, alerte en cas d’écart de prix ou de quantité, export vers votre comptabilité. 50 factures / semaine 3 min 70 % 1,8 h
Planning & opérations Préparer les commandes fournisseurs Proposition de commande à partir des stocks, des ventes et des réservations à venir, envoi aux fournisseurs après validation du chef ou du responsable. 10 commandes / semaine 15 min 40 % 1,0 h
Planning & opérations Ajuster les plannings du personnel Planning ajusté selon l’occupation et les couverts prévus, diffusion aux équipes, recherche de remplaçant en cas d’absence et suivi des heures. 5 ajustements / semaine 30 min 40 % 1,0 h
Planning & opérations Tenir les relevés HACCP Relevés de températures (sondes connectées ou saisie guidée), traçabilité des lots, alertes en cas de dérive et registre prêt pour un contrôle. 14 relevés / semaine 10 min 50 % 1,2 h
Outils métier sur mesure Produire le rapport quotidien Chiffres du jour consolidés automatiquement (taux d’occupation, prix moyen, couverts, chiffre d’affaires, avis) depuis le PMS et la caisse, envoyés chaque matin à la direction. 7 rapports / semaine 20 min 80 % 1,9 h
Total estimé · ≈ 690 h par an 14,7 h

Par type d’automatisation

Les heures estimées se répartissent sur ces automatisations, chacune détaillée sur sa page.

Exemple de bout en bout

Exemple : d’une demande de groupe à la facture

Un scénario type pour visualiser l’enchaînement : chaque étape se déclenche d’elle-même, votre équipe valide ce qui doit l’être et reprend la main à tout moment.

Scénario type

Humain dans la boucle : validations, escalades et journal de chaque action.

  1. Demande reçue

    Une entreprise demande par e-mail un dîner pour 25 personnes et 12 chambres. La demande est analysée (date, effectif, budget, régimes) et les disponibilités vérifiées dans le PMS et l’outil de réservation.

  2. Proposition

    Un brouillon de proposition est préparé à partir de vos menus de groupe et de vos tarifs ; le responsable l’ajuste et l’envoie.

  3. Confirmation

    À l’acceptation, les chambres et la table sont bloquées, l’acompte est demandé et la cuisine reçoit l’effectif et les allergies.

  4. Avant l’arrivée

    Relance pour la liste nominative et les heures d’arrivée, rappel la veille, fiche de fonction transmise aux équipes.

  5. Après le séjour

    La facture est préparée depuis le PMS et la caisse, un message de remerciement part avec une demande d’avis.

Calculateur

Et pour votre activité ?

Les tâches et les volumes de l’exemple sont pré-remplis. Remplacez-les par les vôtres : le résultat se met à jour instantanément.

Comparer avec d’autres métiers
Vos tâches

Décochez ce qui ne vous concerne pas et remplacez les volumes par les vôtres. Volumes d’exemple : 40 chambres + restaurant de 80 couverts, 15 salariés

  • 4 h / semaine

    Réponses immédiates par e-mail, formulaire ou messagerie aux questions de disponibilité, groupes et privatisations, à partir des disponibilités réelles ; les demandes complexes sont transmises avec un brouillon de devis.

  • 2,4 h / semaine

    Messages personnalisés avant l’arrivée (heure, demandes particulières, allergies, options), rappels de réservation et libération automatique des tables non confirmées selon vos règles.

  • 1,5 h / semaine

    Brouillons de réponses personnalisées aux avis Google, TripAdvisor, Booking.com et TheFork, avec synthèse mensuelle des remarques récurrentes ; publication après relecture.

  • 1,8 h / semaine

    Lecture des factures, rapprochement avec les bons de livraison, alerte en cas d’écart de prix ou de quantité, export vers votre comptabilité.

  • 1 h / semaine

    Proposition de commande à partir des stocks, des ventes et des réservations à venir, envoi aux fournisseurs après validation du chef ou du responsable.

  • 1 h / semaine

    Planning ajusté selon l’occupation et les couverts prévus, diffusion aux équipes, recherche de remplaçant en cas d’absence et suivi des heures.

  • 1,2 h / semaine

    Relevés de températures (sondes connectées ou saisie guidée), traçabilité des lots, alertes en cas de dérive et registre prêt pour un contrôle.

  • 1,9 h / semaine

    Chiffres du jour consolidés automatiquement (taux d’occupation, prix moyen, couverts, chiffre d’affaires, avis) depuis le PMS et la caisse, envoyés chaque matin à la direction.

Coût chargé moyen d’une heure de travail de l’équipe concernée (35 €/h par défaut).

Votre estimation

Hôtels & restaurants

Heures récupérables par semaine

14,7 h / semaine

Heures récupérables par an
690 h / an
Équivalent en coût salarial par an
24 154 € / an
tâches incluses
8 / 8

Répartition par type d’automatisation

  • Messages & demandes clients 7,9 h
  • Documents & administratif 1,8 h
  • Planning & opérations 3,2 h
  • Outils métier sur mesure 1,9 h

Estimation indicative, calculée à partir des hypothèses ci-dessus. Aucune promesse de résultat.

Scénario type Exemple illustratif, pas un client réel

Exemple : un hôtel de 40 chambres avec restaurant

Scénario type, non tiré d’un client réel. Un hôtel indépendant de 40 chambres avec un restaurant d’environ 80 couverts emploie 15 personnes. Avec les hypothèses prudentes du tableau (100 demandes et 80 réservations à préparer par semaine, 30 avis, 50 factures, 10 commandes, 5 ajustements de planning, 14 relevés HACCP et un rapport quotidien), le temps récupérable est estimé à environ 15 heures par semaine (14,7 h), soit près de 690 heures par an sur 47 semaines, rendues à l’accueil, à la salle et à la cuisine. Ajustez ces volumes dans le calculateur pour votre établissement.

Taille de l’exemple
40 chambres + restaurant de 80 couverts, 15 salariés
par semaine
14,7 h
par an (47 semaines)
690 h
de temps salarié à 35 €/h
24 154 €

Intégrations

Branché sur vos outils.

Nous connectons les automatisations aux logiciels que vous utilisez déjà, via leurs API, webhooks ou exports. Pas de migration imposée.

Outils courants du secteur auxquels nous pouvons nous brancher : ce ne sont pas des références clients. Le vôtre n’y figure pas ? Nous vérifions sa compatibilité lors du diagnostic.

  • Mews
  • Apaleo
  • Cloudbeds
  • Oracle Opera
  • Misterbooking
  • D-Edge
  • SiteMinder
  • Booking.com
  • Expedia
  • Zenchef
  • TheFork
  • Guestonline
  • Lightspeed
  • Zelty
  • Tiller
  • Skello
  • Combo
  • Google Business Profile
  • TripAdvisor
  • Pennylane
  • WhatsApp

Pourquoi automatiser votre établissement maintenant

L’hôtellerie-restauration vit une tension durable : difficultés de recrutement, marges sous pression, clients qui réservent en ligne et attendent une réponse immédiate. Dans un établissement indépendant, ce sont souvent les mêmes personnes qui accueillent, répondent au téléphone, saisissent les factures, font les plannings et tiennent les relevés. Chaque heure passée derrière un écran est une heure de moins en salle ou à l’accueil.

Automatiser ne signifie pas remplacer l’accueil par une machine. Cela signifie que les demandes simples reçoivent une réponse juste, même en plein service, que les factures se saisissent sans ressaisie et que les chiffres du jour arrivent seuls dans la boîte mail du directeur. L’IA sert à comprendre une demande en plusieurs langues, à lire une facture ou à rédiger un brouillon de réponse à un avis ; l’hospitalité reste l’affaire de vos équipes.

Réglementation : ce qu’il faut garder en tête

Plusieurs obligations génèrent un travail administratif régulier. Les hôtels collectent la taxe de séjour pour le compte de la commune et doivent faire remplir une fiche individuelle de police aux clients étrangers. Côté cuisine, le règlement (CE) n° 852/2004 impose un plan de maîtrise sanitaire fondé sur les principes HACCP (relevés de températures, traçabilité, actions correctives) et le règlement (UE) n° 1169/2011 impose l’information sur les 14 allergènes majeurs, y compris pour les plats non préemballés.

La réforme de la facturation électronique s’applique aussi à l’hôtellerie-restauration : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, et l’obligation d’émission s’étend aux PME et TPE au 1er septembre 2027. C’est le bon moment pour automatiser le traitement des factures fournisseurs plutôt que de continuer à les ressaisir. Enfin, les données clients (coordonnées, préférences, allergies) relèvent du RGPD.

Par où commencer

Pour un hôtel, les demandes de réservation et les messages avant l’arrivée rendent généralement le plus d’heures ; pour un restaurant, ce sont souvent la gestion des réservations et des no-shows, puis les factures fournisseurs. Le rapport quotidien est un gain rapide, apprécié des directions qui passent chaque matin à consolider des chiffres.

Points d’attention

  • Des informations à jour. Menus, tarifs, conditions d’annulation et services doivent être fiables : l’automatisation répond à partir de ce que vous lui donnez.
  • Les allergies ne se devinent pas. Toute information allergène est transmise à la cuisine telle que saisie par le client, sans interprétation.
  • Le geste commercial reste humain. Réclamations, compensations et avis négatifs passent par un responsable.
  • Vos outils restent en place. Nous nous branchons sur votre PMS, votre outil de réservation et votre caisse, sans vous imposer une nouvelle plateforme.

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Questions fréquentes

Vos questions, nos réponses.

Les questions que nous posent le plus souvent les professionnels du secteur avant de se lancer.

Combien coûte l’automatisation d’un hôtel ou d’un restaurant ?
Le coût dépend des tâches retenues et de vos outils. Le diagnostic gratuit de 30 minutes liste vos tâches répétitives et estime les heures récupérables ; nous chiffrons ensuite un premier périmètre, souvent les demandes de réservation et les factures fournisseurs. Vous restez propriétaire des automatisations.
Combien de temps pour la mise en place ?
Un premier gain en production est généralement visible en quelques semaines. Nous évitons de démarrer en pleine haute saison et testons d’abord sur un périmètre limité (un canal, un type de demande).
Est-ce compatible avec mon PMS, mon outil de réservation et ma caisse ?
Nous nous branchons sur les principaux PMS (Mews, Apaleo, Cloudbeds, Opera…), outils de réservation (Zenchef, TheFork, Guestonline) et caisses (Lightspeed, Zelty, Tiller…) via leurs API ou exports. Si un outil est fermé, nous le signalons dès le diagnostic.
Mes clients vont-ils recevoir des réponses impersonnelles ?
Les réponses s’appuient sur vos informations réelles (disponibilités, menus, services) et sur le ton de votre maison. Les demandes sensibles (réclamation, geste commercial, événement important) sont transmises à un responsable, et les réponses aux avis sont relues avant publication.
Que deviennent les données de mes clients (RGPD) ?
Les données restent dans vos outils, avec des durées de conservation définies et un journal des actions. Les informations d’allergies ne sont utilisées que pour le service concerné. L’hébergement en Europe est possible.
Les relevés HACCP automatisés sont-ils acceptés lors d’un contrôle ?
Un registre numérique tenu à jour, avec les relevés, les actions correctives et la traçabilité, s’intègre à votre plan de maîtrise sanitaire. L’automatisation ne remplace pas les contrôles en cuisine : elle rappelle, enregistre et alerte ; la responsabilité reste celle de l’exploitant.
Pouvez-vous gérer la taxe de séjour et les fiches de police ?
Nous pouvons préparer l’état des nuitées pour la taxe de séjour et la collecte des fiches individuelles des clients étrangers à partir du PMS. La déclaration et le reversement restent sous votre contrôle.

Diagnostic gratuit · 30 minutes

Vos 14,7 h estimées, vérifiées en 30 minutes.

Nous passons en revue vos tâches, vos volumes réels et vos outils, puis nous chiffrons ce qui est vraiment récupérable. Vous repartez avec une feuille de route claire, que vous travailliez avec nous ou non.

Estimer mes heures

Réponse sous 24 h ouvrées · Sans engagement