Syndics & gestion de copropriété
Automatisation poursyndics de copropriété
Moins de mails, de relances et de saisie : plus de temps pour les immeubles et les conseils syndicaux.
- Messages & demandes clients
- Documents & administratif
- Planning & opérations
L’essentiel
Iselia Projects automatise les tâches répétitives des cabinets de syndic : tri et réponse aux demandes des copropriétaires, suivi des sinistres et ordres de service, préparation des assemblées générales, relances d’impayés et saisie des factures fournisseurs, branchés sur votre logiciel de syndic (Vilogi, ICS, Thetrawin, Powimo…). Pour un cabinet gérant 40 copropriétés, l’estimation indicative est d’environ 15 heures récupérables par semaine.
- Pour qui
- Cabinets de syndic professionnels, gestionnaires et assistants de copropriété, syndics bénévoles et coopératifs structurés
- Ce que nous automatisons
- Messages & demandes clients Documents & administratif Planning & opérations
- 7tâches chiffrées
- 10outils du secteur compatibles
- 5étapes dans l’exemple de bout en bout
Le quotidien
Là où votre équipe perd du temps.
Des tâches utiles, mais répétitives, qui s’accumulent en marge du vrai travail. Elles sont souvent les premières à pouvoir être automatisées.
-
Une boîte mail qui déborde
Bruit dans la cage d’escalier, porte de parking bloquée, question sur un appel de fonds : des dizaines de messages par jour, pas toujours adressés au bon gestionnaire, et des copropriétaires qui se plaignent de ne pas avoir de réponse.
-
Des sinistres difficiles à suivre
Dégât des eaux, déclaration à l’assureur, ordre de service au plombier, devis, relance : chaque sinistre mobilise plusieurs interlocuteurs et se perd facilement entre deux AG.
-
La saison des AG
Au printemps, les assemblées s’enchaînent : ordres du jour, projets de résolution, pièces annexes, convocations dans les délais, puis procès-verbaux à rédiger et notifier.
-
Des impayés relancés trop tard
Les relances amiables se font quand on a le temps ; plus un impayé dure, plus il pèse sur la trésorerie de la copropriété et sur la relation avec le conseil syndical.
-
Des factures fournisseurs à saisir et imputer
Entretien, énergie, ascenseur, ménage : chaque facture doit être contrôlée, imputée au bon immeuble et à la bonne clé de répartition.
Tâche par tâche
Où se cachent vos heures.
Chaque ligne applique la même formule : volume hebdomadaire × temps manuel × part automatisable. Les volumes correspondent à l’exemple « 40 copropriétés (~1 200 lots), 6 personnes ».
| Tâche | Volume / sem. | Temps unitaire | Automatisable | Gain / sem. |
|---|---|---|---|---|
| Messages & demandes clients Trier et répondre aux demandes des copropriétaires Lecture et classement des e-mails par immeuble et par sujet, réponses aux questions courantes (documents, appels de fonds, dates d’AG), transmission au gestionnaire concerné avec le contexte. | 120 demandes / semaine | 5 min | 60 % | 6,0 h |
| Planning & opérations Suivre sinistres et ordres de service Création du dossier à partir du signalement, ordre de service au prestataire du contrat, déclaration à l’assureur préparée, relances et information des copropriétaires concernés. | 20 incidents / semaine | 15 min | 50 % | 2,5 h |
| Documents & administratif Préparer les assemblées générales Ordre du jour à partir des demandes du conseil syndical et des échéances, projets de résolution, assemblage des annexes et envoi des convocations dans les délais légaux. | 1 AG / semaine (moyenne annuelle) | 180 min | 50 % | 1,5 h |
| Documents & administratif Rédiger et notifier les procès-verbaux Brouillon du procès-verbal à partir de la feuille de présence, des votes et des notes de séance, puis notification aux copropriétaires opposants et défaillants après relecture. | 1 AG / semaine (moyenne annuelle) | 90 min | 50 % | 0,8 h |
| Messages & demandes clients Relancer les impayés de charges Relances amiables graduées selon le montant et l’ancienneté de la dette, proposition d’échéancier, alerte au gestionnaire avant toute mise en demeure. | 30 relances / semaine | 5 min | 70 % | 1,8 h |
| Documents & administratif Saisir et imputer les factures fournisseurs Lecture des factures, rapprochement avec le contrat ou le devis, proposition d’imputation par immeuble et clé de répartition, validation par le comptable. | 60 factures / semaine | 3 min | 70 % | 2,1 h |
| Documents & administratif Préparer les documents de mutation Collecte des informations pour le pré-état daté et l’état daté lors d’une vente de lot (charges, travaux votés, procédures), prêtes pour vérification avant envoi au notaire. | 1 mutations / semaine | 60 min | 50 % | 0,5 h |
| Total estimé · ≈ 710 h par an | 15,1 h | |||
Par type d’automatisation
Les heures estimées se répartissent sur ces automatisations, chacune détaillée sur sa page.
- 7,8 h / semaine Messages & demandes clients Trier et répondre aux demandes des copropriétaires Relancer les impayés de charges Découvrir
- 4,9 h / semaine Documents & administratif Préparer les assemblées générales Rédiger et notifier les procès-verbaux Saisir et imputer les factures fournisseurs Préparer les documents de mutation Découvrir
- 2,5 h / semaine Planning & opérations Suivre sinistres et ordres de service Découvrir
Exemple de bout en bout
Exemple : du dégât des eaux à la clôture du dossier
Un scénario type pour visualiser l’enchaînement : chaque étape se déclenche d’elle-même, votre équipe valide ce qui doit l’être et reprend la main à tout moment.
Humain dans la boucle : validations, escalades et journal de chaque action.
-
Signalement
Un copropriétaire écrit avec une photo. Le message est rattaché au bon immeuble et au bon lot, classé « sinistre » et un accusé de réception part immédiatement.
-
Ordre de service
Le prestataire sous contrat reçoit l’ordre de service avec l’adresse, le code d’accès et les photos ; le gestionnaire valide d’un clic.
-
Assurance
La déclaration de sinistre est préparée avec les pièces du dossier ; le gestionnaire la vérifie avant envoi à l’assureur de l’immeuble.
-
Suivi
Relances automatiques du prestataire et de l’expert, information des copropriétaires concernés à chaque étape, alerte si le dossier stagne.
-
Clôture
À réception de la facture, celle-ci est rapprochée de l’ordre de service et imputée ; le dossier est archivé et visible sur l’extranet.
Calculateur
Et pour votre activité ?
Les tâches et les volumes de l’exemple sont pré-remplis. Remplacez-les par les vôtres : le résultat se met à jour instantanément.
Coût chargé moyen d’une heure de travail de l’équipe concernée (35 €/h par défaut).
Votre estimation
Syndics & gestion de copropriété
Heures récupérables par semaine
15,1 h / semaine
- Heures récupérables par an
- 710 h / an
- Équivalent en coût salarial par an
- 24 840 € / an
- tâches incluses
- 7 / 7
Répartition par type d’automatisation
- Documents & administratif 4,9 h
- Planning & opérations 2,5 h
- Outils métier sur mesure 0,0 h
Estimation indicative, calculée à partir des hypothèses ci-dessus. Aucune promesse de résultat.
Exemple : un cabinet de syndic de 40 copropriétés
Scénario type, non tiré d’un client réel. Un cabinet gère 40 copropriétés (environ 1 200 lots) avec 6 personnes. Avec les hypothèses prudentes du tableau (120 demandes par semaine, 20 sinistres ou incidents, une AG et un procès-verbal par semaine en moyenne annuelle, 30 relances, 60 factures et une mutation), le temps récupérable est estimé à environ 15 heures par semaine, soit près de 710 heures par an sur 47 semaines. En période d’AG, le gain est nettement plus concentré. Ajustez ces volumes dans le calculateur pour votre cabinet.
- Taille de l’exemple
- 40 copropriétés (~1 200 lots), 6 personnes
- par semaine
- 15,1 h
- par an (47 semaines)
- 710 h
- de temps salarié à 35 €/h
- 24 840 €
Intégrations
Branché sur vos outils.
Nous connectons les automatisations aux logiciels que vous utilisez déjà, via leurs API, webhooks ou exports. Pas de migration imposée.
Outils courants du secteur auxquels nous pouvons nous brancher : ce ne sont pas des références clients. Le vôtre n’y figure pas ? Nous vérifions sa compatibilité lors du diagnostic.
- Vilogi
- ICS
- Thetrawin (Septeo)
- Powimo
- Extranet copropriétaires
- Outlook
- Gmail
- AR24
- Microsoft Teams
- Zoom
Pourquoi automatiser la gestion de copropriété maintenant
Le métier de gestionnaire de copropriété est sous tension : portefeuilles chargés, copropriétaires plus exigeants sur la réactivité, obligations réglementaires qui s’additionnent et difficulté à recruter. Une grande partie de la journée passe à trier des e-mails, relancer des prestataires, assembler des pièces et ressaisir des informations déjà présentes ailleurs. Ce sont précisément ces tâches que l’automatisation peut absorber.
L’objectif n’est pas de déshumaniser la relation, au contraire : un copropriétaire qui reçoit un accusé de réception immédiat puis des nouvelles à chaque étape de son sinistre sollicite moins le cabinet et lui fait davantage confiance. L’IA sert à lire un message, à le rattacher au bon immeuble, à extraire les données d’une facture ou à préparer un brouillon de procès-verbal ; le gestionnaire garde la décision et la signature.
Un cadre réglementaire dense
La copropriété est régie par la loi du 10 juillet 1965 et son décret du 17 mars 1967. La loi ALUR de 2014 a imposé notamment le compte bancaire séparé, le fonds de travaux, la fiche synthétique, l’immatriculation au registre national des copropriétés et l’espace en ligne sécurisé (extranet) donnant accès aux documents de l’immeuble. La loi ELAN de 2018 et l’ordonnance du 30 octobre 2019 ont ouvert la participation aux assemblées par visioconférence et le vote par correspondance. La loi Climat et résilience de 2021 a rendu progressivement obligatoire le projet de plan pluriannuel de travaux, selon la taille des copropriétés.
Chaque obligation crée des échéances et des documents : convocation au moins 21 jours avant l’assemblée, notification du procès-verbal aux copropriétaires opposants ou défaillants, mise à jour annuelle du registre, mise en ligne des pièces sur l’extranet, état daté lors des ventes (dont le montant facturable est plafonné par décret). Une automatisation bien conçue suit ces échéances immeuble par immeuble, prépare les documents et alerte en cas de retard, sans se substituer à la responsabilité du syndic.
Par où commencer
Dans la plupart des cabinets, le tri et la réponse aux demandes des copropriétaires rendent le plus d’heures, suivis du suivi des sinistres et de la saisie des factures. La préparation des AG est le chantier le plus visible : même si elle pèse moins en moyenne sur l’année, elle soulage fortement l’équipe au printemps.
Points d’attention
- Des données de référence fiables. Immeubles, lots, contrats et prestataires doivent être à jour dans votre logiciel ; le diagnostic le vérifie.
- Des modèles validés. Convocations, résolutions et procès-verbaux partent de vos modèles, relus par un gestionnaire.
- Les décisions restent humaines. Mise en demeure, choix d’un prestataire, arbitrage entre copropriétaires : l’automatisation prépare, le gestionnaire tranche.
- La traçabilité. Chaque message envoyé et chaque action sont journalisés, ce qui facilite aussi les réponses au conseil syndical.
Questions fréquentes
Vos questions, nos réponses.
Les questions que nous posent le plus souvent les professionnels du secteur avant de se lancer.
Combien coûte l’automatisation d’un cabinet de syndic ?
Quel délai avant les premiers résultats ?
Est-ce compatible avec mon logiciel de syndic (Vilogi, ICS, Thetrawin, Powimo…) ?
Les convocations et procès-verbaux restent-ils conformes ?
Et la confidentialité des données des copropriétaires ?
Peut-on automatiser le recouvrement des charges impayées ?
Le conseil syndical peut-il être tenu informé automatiquement ?
Diagnostic gratuit · 30 minutes
Vos 15,1 h estimées, vérifiées en 30 minutes.
Nous passons en revue vos tâches, vos volumes réels et vos outils, puis nous chiffrons ce qui est vraiment récupérable. Vous repartez avec une feuille de route claire, que vous travailliez avec nous ou non.
Réponse sous 24 h ouvrées · Sans engagement